Split proprietario / property manager: come si divide davvero l'incasso

"Il gestore si prende il 20%." Bene: il 20% di cosa?

È la domanda da cui dipende tutto, e la risposta cambia il numero finale di centinaia di euro l'anno. Abbiamo visto contratti che calcolano la quota sull'incasso lordo pieno — tassa di soggiorno compresa — e contratti che la calcolano su una base già ripulita. Stessa percentuale scritta, risultato diverso.

Mettiamo in ordine i passaggi, perché l'ordine è la sostanza.

L'ordine corretto dei passaggi

Dall'incasso dell'ospite al tuo conto corrente ci sono cinque gradini, e vanno percorsi in questa sequenza.

1. Ricavo lordo. Quello che l'ospite paga per il soggiorno.

2. Meno la tassa di soggiorno. Non è tua: la incassi per conto del Comune e la riversi. Toglierla è il primo passaggio, sempre. Quello che resta è il canone imponibile, cioè il vero corrispettivo della locazione.

3. Meno la commissione della piattaforma. Airbnb o Booking prendono la loro quota sul lordo. È un costo del canale, non del gestore: va fuori prima della divisione.

4. Meno le pulizie. Sono un costo a consumo, legato al numero di soggiorni. Un appartamento con soggiorni corti ne ha molte, uno con soggiorni lunghi poche: farle entrare nella base premierebbe o penalizzerebbe il gestore per qualcosa che non dipende dal fatturato.

5. Quello che resta è la base di ripartizione. È su questa che si applica la percentuale del gestore.

Poi, separatamente, ci sono due voci che non partecipano alla divisione:

• le imposte, che paghi tu sul canone imponibile (punto 2), non sulla base di ripartizione;
• le utenze, che restano a carico tuo in entrambi gli scenari e non toccano la quota del gestore.

Lo stesso mese, con e senza gestore

Nota tre cose. La prima: la quota pulizie compare due volte, una in entrata e una in uscita, e non si annulla — su quei 225 € paghi commissione e cedolare, quindi te ne restano circa 145. Chi la tratta come puro costo si calcola un netto più basso del vero e una cedolare più bassa del dovuto.

La seconda: il gestore prende 290 € su 2.125 € di incasso, cioè il 14% del corrispettivo, non il 20%. La terza: il tuo netto scende del 31%, non del 20%, perché la quota si toglie da un margine già eroso da commissioni, pulizie e imposte.

È il motivo per cui confrontare percentuali senza guardare la base non serve a niente.

Perché la base "sbagliata" costa

Vediamo lo stesso mese con due basi di calcolo diverse, a parità di percentuale contrattuale.

Tra la prima e l'ultima riga ballano 128 € al mese, oltre 1.500 € in un anno, con la stessa identica frase nel contratto: "il 20%".

Quando leggi una proposta di gestione, la domanda giusta non è "quanto prendete" ma "su quale base". E la risposta deve stare per iscritto, con un esempio numerico allegato.

Le tre varianti che trovi sul mercato

Percentuale sulla base netta. È il modello più equilibrato: il gestore guadagna su quello che effettivamente resta da dividere, e ha interesse a tenere basse le commissioni e a evitare soggiorni troppo frammentati.

Percentuale sul lordo. Più semplice da leggere, ma sposta sul proprietario tutto il rischio delle voci variabili. Se accetti questo modello, la percentuale deve essere sensibilmente più bassa per essere equivalente: nel nostro esempio, il 20% sulla base corrisponde a circa il 13% sul lordo.

Canone garantito. Il gestore ti riconosce una cifra fissa e tiene per sé la differenza. Elimina la variabilità ma sposta il rischio: nelle stagioni buone il margine extra è suo, in quelle brutte la garanzia è forte solo quanto è solida la controparte.

Le voci da mettere nero su bianco

Oltre alla base, in un contratto di gestione devono essere esplicite:

• chi paga le pulizie e se sono un ricarico o un costo a passaggio;
• chi paga la biancheria e il consumo (kit di cortesia, carta, sacchetti);
• come si gestiscono le piccole manutenzioni e sotto quale soglia il gestore interviene senza chiedere;
• chi incassa e riversa la tassa di soggiorno, e con quale periodicità;
• chi sostiene il costo di eventuali cancellazioni e degli sconti applicati per riempire il calendario;
• come si esce: preavviso, chi resta titolare degli annunci, cosa succede alle prenotazioni già acquisite.

Quest'ultimo punto è quello che si sottovaluta e che pesa di più: un annuncio con centinaia di recensioni ha un valore, e va chiarito prima a chi rimane.

Come si legge un rendiconto mensile

Una volta firmato, il contratto vive attraverso il rendiconto che il gestore ti manda ogni mese. È il documento su cui si scoprono le sorprese, e va saputo leggere.

Un rendiconto fatto bene ha cinque blocchi, in quest'ordine.

1. Prenotazioni del periodo. Elenco per soggiorno, con date, notti, ospiti, canale e importo lordo. Se vedi solo un totale, chiedi il dettaglio: senza, non puoi verificare niente.

2. Voci che non sono ricavo. Tassa di soggiorno incassata, cauzioni, eventuali rimborsi. Vanno separate e sommate a parte.

3. Costi del canale. Commissioni della piattaforma per ogni prenotazione. È il punto in cui verificare che il modello di commissione applicato sia quello che credi.

4. Costi operativi. Pulizie per soggiorno, biancheria, consumabili, eventuali interventi. Devono essere numerati per soggiorno: cinque prenotazioni, cinque pulizie. Se il numero non torna, o c'è stata una cancellazione tardiva o qualcosa non va.

5. Base di ripartizione e quota. Il calcolo esplicito: base, percentuale, quota del gestore, saldo a te.

Tre verifiche da fare ogni mese, in due minuti:

• il numero delle pulizie coincide con il numero dei soggiorni?
• la tassa di soggiorno è stata tolta prima della base?
• la percentuale applicata è quella del contratto, sulla base del contratto?

Se il rendiconto non ti permette di rispondere a queste tre domande, il problema non è aritmetico: è di trasparenza, e va risolto prima che diventi un'abitudine.

Il conto sul tuo appartamento

I numeri dell'esempio sono un caso realistico, non il tuo. Cambia il prezzo medio, cambia la durata dei soggiorni, cambia il costo delle pulizie nella tua città: il risultato si muove parecchio.

Il calcolatore di ripartizione applica esattamente l'ordine descritto qui — tassa di soggiorno, commissioni, pulizie, base, imposte — e mette a confronto gestione diretta e gestione affidata sullo stesso mese. Se invece sei in regime d'impresa, il conto va fatto con il calcolatore forfettario, dove la logica di ripartizione resta la stessa ma la parte fiscale cambia.

Prima di firmare, vale la pena capire anche quanto costa davvero un property manager e da dove nasce la distanza tra l'incasso che vedi e quello che ti resta, che abbiamo raccontato in lordo contro netto.

Se stai valutando di passare a una gestione professionale e vuoi vedere come si imposta il percorso, la pagina di Casarent su come mettere in rendita un immobile descrive gli step operativi, dalla preparazione dell'unità alla messa online.

In pratica

1. La percentuale, da sola, non dice niente: conta la base.
2. Togli sempre la tassa di soggiorno per prima: non è un tuo ricavo.
3. Commissioni e pulizie escono prima della divisione, non dopo.
4. Le imposte si calcolano sul canone imponibile, non sulla base di ripartizione: la quota del gestore non le riduce.
5. Chiedi al gestore un esempio numerico scritto su un mese tipo del tuo appartamento. Se non lo fornisce, hai già un'informazione.